L'animation dans un espace de coworking, le métier qui fait la différence

Pourquoi on rejoint un coworking

On peut franchir la porte d'un espace de coworking pour mille raisons : casser la routine du travail à la maison, rencontrer d'autres professionnels, éviter un bail classique, rester libre de partir. Toutes sont valables.

Mais une fois le badge en poche et un bureau choisi, que se passe-t-il ? Certains membres vont spontanément vers les autres ; d'autres attendent qu'on fasse le premier pas. Sans animation, ils risquent de passer des mois à côté de voisins dont ils ignorent le métier.

Le rôle de l'animateur : connecter les gens

La mission première de l'animateur ou de l'animatrice, que l'on appelle aussi community manager ou host, est de connecter les membres entre eux. Concrètement, cela commence dès l'arrivée : un échange pour comprendre le métier, les projets et les attentes du nouveau venu, puis des présentations ciblées. Imaginons un membre qui cherche un photographe pour son site : si l'animateur sait qu'un autre membre exerce ce métier, une simple présentation peut suffire. Ces mises en relation, invisibles de l'extérieur, comptent souvent plus pour la vie du lieu qu'un grand événement.

L'animateur est aussi la mémoire de l'espace. Il sait qui fait quoi, qui est arrivé récemment, qui cherche un associé ou un stagiaire. Il veille à la qualité de l'accueil, au respect des règles communes et à la bonne circulation de l'information, y compris pour les membres qui ne viennent que ponctuellement.

Quelles animations proposer ?

Il n'existe pas de programme type. Voici quelques formats simples, adaptables à des espaces de toutes tailles.

• Le rendez-vous convivial régulier : petit-déjeuner du lundi, déjeuner partagé, apéritif mensuel. Simple à organiser, il installe une habitude.
• L'atelier entre pairs : un membre partage son expertise pendant une heure, qu'il s'agisse de prospection, d'outils de productivité ou de prise de parole. Il valorise les compétences présentes dans le lieu.
• La présentation de projets : quelques minutes chacun pour expliquer ce sur quoi on travaille. Rien de tel pour déclencher des collaborations.
• Les permanences d'experts : comptable, juriste ou conseiller bancaire, sur rendez-vous.
• Les événements ouverts : conférences, rencontres avec les acteurs économiques locaux, journées portes ouvertes. Ils font connaître l'espace et lui apportent du sang neuf.

Le bon rythme dépend de la taille de la communauté. Mieux vaut un rendez-vous hebdomadaire tenu dans la durée qu'un agenda chargé qui s'essouffle au bout de trois mois.

Le relais numérique

L'animation ne s'arrête pas aux murs. Une messagerie interne, un groupe de discussion ou un annuaire des membres permettent de s'entraider entre deux passages, de proposer un covoiturage ou de signaler une offre de mission. Ces outils doivent rester simples et modérés, sous peine de devenir un flux de notifications que plus personne ne lit. Et ils ne remplacent pas la rencontre physique, qui reste la raison d'être d'un espace de coworking.

Animation et autogestion

Un espace peut aussi fonctionner en partie en autogestion : les membres proposent eux-mêmes des activités, assurent l'accueil à tour de rôle ou participent aux décisions. C'est une richesse, à condition que quelqu'un garde une vision d'ensemble. Même dans un lieu très participatif, un référent identifié évite que les bonnes intentions se diluent.

Le profil de l'animateur idéal

Le poste demande un mélange de qualités rarement réunies : sens de l'accueil, curiosité pour les métiers des autres, capacité d'organisation, aisance à l'oral et discrétion. Il faut savoir créer du lien sans être envahissant, respecter ceux qui viennent pour se concentrer, et gérer avec tact les petites frictions de la vie commune : le bruit, la cuisine, les salles réservées et jamais occupées. Une bonne connaissance du tissu économique local est un atout, car c'est elle qui permet d'ouvrir l'espace vers l'extérieur.

Il ne s'agit pas de recruter un animateur de club de vacances, mais une personne capable de faire d'un lieu de travail une communauté. Dans un petit espace, ce rôle peut être assuré par le gérant lui-même ; dans un grand, il peut justifier un ou plusieurs postes à part entière. Ce choix pèse sur les comptes, et c'est l'un des arbitrages décrits dans notre article sur l'espace de coworking comme entreprise.

Les pièges à éviter

• Multiplier les événements sans demander l'avis des membres.
• Confondre animation et communication : un événement n'a de valeur que s'il sert la communauté.
• Oublier les membres discrets ou à temps partiel, qui ont autant besoin de liens que les habitués.
• Laisser l'animateur seul, sans moyens ni temps dédié, en attendant de lui des miracles.

Bien menée, l'animation fait la différence entre un espace où l'on loue un bureau et un espace où l'on a envie de travailler. Les entreprises qui cherchent à redonner envie de venir au bureau ont d'ailleurs beaucoup à en apprendre, comme le montrent les leçons du coworking pour les entreprises.